电子文件与纸质档案在保护技术上的差异

于泽昕


　　电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。

一、载体寿命的差异

　　纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件?如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等　下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

　　电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为５—１５年。

二、环境条件影响的差异

　　１、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为１４℃— ２４℃，相对湿度为４５％— ６０％，而保存电子文件的理想温度为１６℃—２０℃，相对湿度为４０％±５％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

　　２、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

　　３、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

　　４、光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解?氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线?特别是紫外线　对电子文件的破坏力更大。有害气体?主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等　具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基?带基　老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基?带基　老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

三、技术寿命的差异

　　纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

四、信息保护的差异

　　纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。

　　目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中，数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理，使其成为难于识读的数据；数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志?如印签、花纹等　隐藏于电子文件中，电子文件如被拷贝时，这些标志是不会被拷贝的。这些保证了电子文件信息的唯一属性。数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害，若归档的电子文件被修改、删除，该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。
财政部


关于加强和规范社会保障基金财政专户管理有关问题的通知

财社[2012]3号


各省、自治区、直辖市财政厅（局），新疆生产建设兵团财务局：

　　根据《财政部关于清理整顿地方财政专户的整改意见》（财库[2011]171号）要求，为进一步加强和规范社会保障基金财政专户（以下简称社保专户）管理，切实保证纳入社保专户的各项社会保障资金的安全、规范、有效，现就有关问题通知如下：

　　一、高度重视社保专户清理整顿工作。根据《财政部关于进一步加强和规范财政资金管理的通知》（财办[2011]1号）要求，分散在财政相关职能部门管理的财政专户必须在2011年年底前全部转归到财政国库部门统一管理。2011年以来，财政部在全国范围内组织开展了地方财政专户清理整顿工作。在核查工作中，社保专户管理也暴露出一些问题，亟待进一步规范和解决。规范社保专户管理，是维护财政资金安全，从源头上预防和治理腐败的一项制度性、机制性措施。地方各级财政部门要认清形势，顾全大局，严格按照财办[2011]1号和财库[2011]171号文件要求，认真做好社保专户移交、清理、归并工作。

　　二、明确社保专户归口管理后的职责划分。近年来，在地方各级财政部门的努力下，社保专户管理不断完善和规范，制定了会计核算、财务管理、工作规程等一整套规章制度，保证了各项社会保障资金安全运行和国家各项社会保障政策的落实。社保专户实行归口管理后，地方各级财政社会保障部门、财政国库部门要本着认真负责的态度，加强沟通协调，做好移交后的衔接工作。按照“管钱”、“管事”分开的原则，财政国库部门主要负责做好账户管理（包括账户开立、变更、撤销等）、资金管理和会计核算管理工作，并按月按险种向财政社会保障部门提供本级社会保险基金国库征缴入库当月数和累计数以及社保专户收支相关数据；财政社会保障部门主要负责做好预算指标下达、用款计划审核、业务台账记录、财务管理等工作。地方各级财政社会保障部门、财政国库部门要严格执行社会保险基金财务会计制度，并进一步细化职责分工，建立规范的工作规程，确保社保专户平稳移交、安全高效运行。

　　三、严格执行社会保险基金计息和保值增值规定。社会保险基金是国家通过立法强制征收的专项计息基金，其保值增值关系到社会保险制度的正常运行。财政部门要对开户银行提出分险种、按政策计息的要求，由社保专户开户银行提供一式多联的利息通知单，同时送财政国库部门、财政社会保障部门和社会保险经办机构分别记账，财政国库部门、财政社会保障部门、社会保险经办机构和开户银行要定期对账，财政部门不得自行分配利息。

　　地方各级财政社会保障部门要根据社会保险基金结余情况，在与有关部门协商的基础上，提出可转存定期存款或购买国家债券的基金结余数量和期限的建议；财政国库部门要按照国家规定制定具体转存定期存款、购买国家债券的操作方案，并按规定的程序实施。地方财政部门不得动用基金结余进行任何其他形式的直接或间接投资。地方财政部门要建立健全基金保值增值制度及运作机制，在确保基金支付安全的前提下实现保值增值。

　　四、合理归并社保专户。在地方财政专户清理整顿核查工作中发现，一些地方存在着社会保障基金多头开户和重复开户问题。地方各级财政社会保障部门要本着安全第一、方便群众、有利于加强管理的原则，积极配合财政国库部门做好社保专户的清理、归并、开设等账户管理工作。省、市级社保专户设置在5个以上的，2012年底前原则上要精简归并到5个；县级社保专户设置在3个以上的，2012年年底前原则上要精简归并到3个，并对各项社会保险基金实行分账核算、按政策规定计息。同一家商业银行只允许开设一个社保专户。今后随着社会保险省级统筹工作的推进，还要进一步精简社保专户数量。目前开设社保专户在上述规定个数以下的，不再增加社保专户数量。

　　为提高资金运行效率，地方各级财政部门在同级人民银行国库内已开设财政社会保障补助资金专户的，可根据本地区实际情况将该专户撤销；未开设该专户的，不再开设。该专户撤销后，符合本通知规定的财政预算安排的补助资金由同级财政国库部门直接拨入社保专户，分账核算。

　　五、清理纳入社保专户管理的财政补助资金。为确保各项社会保障资金专款专用，自1999年设立社保专户以来，除各项社会保险基金外，一些财政预算安排的补助资金也纳入社保专户管理。为提高财政资金运行效率和效益，进一步规范社保专户管理，根据财政国库管理制度改革要求，今后除财政对社会保险基金（含城乡医疗救助）的补助资金，以及国家另有规定纳入社保专户管理的资金外，其他财政补助资金应当实行国库集中支付，不得再通过社保专户转拨。地方各级财政社会保障部门要按照积极稳妥的原则，对本级管理的社保专户进行清理，并根据本地区实际情况，尽快消化专户内结存的不再纳入专户管理的财政补助资金。

　　六、建立社保专户规范管理的长效机制。地方各级财政部门要建立健全社保专户管理制度，加强社会保障资金收支管理；要建立定期检查机制，加强上级财政部门对下级财政部门的检查和考核，发现问题要及时处理，确保各项社会保障资金的完整和安全；要加快建立社保专户会计核算信息系统，尽快实现财政社会保障部门和财政国库部门的信息共享。

　　地方各级财政部门要根据本通知规定，结合本地区实际情况，商有关部门制定符合本地区实际的社保专户管理办法。执行中如有问题，请及时向财政部社会保障司、国库司反映。


财政部
二○一二年二月十五日